Vous souhaitez réunir vos équipes en fin d’année ? Rebooster les troupes à la rentrée de septembre ? Faire le point sur les chiffres ?

Organiser un séminaire est toujours le bon moyen de rassembler les collaborateurs autour d’une thématique de travail. Les salariés apprécient ces temps de réflexion qui renforcent l’image d’une direction à l’écoute et pro-active.

Voici les dix conseils du Village du Lac pour réussir l’organisation d’un séminaire ou d’une réunion :

1 – Anticipez !

Il est important de prévoir l’événement plusieurs mois à l’avance. Plus vous anticipez, plus vous serez à même de réagir aux nombreux changements et aléas qui peuvent se mettre en travers de votre route. Cela vous permettra également d’interroger plusieurs prestataires pour maîtriser, au mieux, les coûts.

2 – Pour qui ? pour quoi ? 

L’objectif est-il d’informer ? Former ? Stimuler ? Valoriser ? Lancer un produit ? Nous vous recommandons, en effet, de bien définir l’objectif du séminaire. Notez aussi que certains lieux peuvent correspondre mieux que d’autres à la classe d’âge des participants ou au secteur d’activité de l’entreprise.

3 – Définissez un budget 

Tous les prestataires vont vous poser la question. Quel est votre budget ? Définissez, poste par poste, combien vous souhaitez mettre afin de maîtriser la facture finale.

4 – Choisir l’établissement en fonction du type de manifestation que l’on souhaite organiser

Il est essentiel de mettre vos collaborateurs-invités dans les meilleures conditions de travail possible. Vérifiez les accès, la proximité avec la gare et l’aéroport ainsi que les possibilités de parking.

5 – Déterminer le nombre de participants

Il s’agit des collaborateurs de l’entreprises ou des personnes externes comme des clients. Pensez à prendre une marge de sécurité, pensez également à prévoir, le cas échéant, les repas et pauses des intervenants et prestataires extérieurs.

6 – Mettre l’accent sur la gastronomie !

Cela peut sembler anecdotique mais la qualité des repas est bien souvent ce qui marque le plus les esprits. Pensez également à adapter les menus à la population que vous conviez, léger et raffiné pour les femmes, goûtu et plus consistant pour ces messieurs.

7 – Organiser des activités annexes.

N’hésitez pas à mettre en place des « incentives » ou des activités ludiques, afin de renforcer l’esprit d’équipe de vos collaborateurs.

Le Village du Lac travaille avec de nombreux prestataires dans les environs. Nous pouvons donc facilement vous organiser une initiation au Golf, une soirée match de football au Nouveau Grand Stade de Bordeaux ou une après-midi karting pour décompresser.

Nos grands espaces permettent également d’accueillir ce type d’activités directement sur place, au cœur du Village du Lac.

8 – Evaluer la durée du séminaire

Il est important, dans ces situations, d’alterner temps de travail, moments de détente et conclusions à la fin de chaque journée. Pensez plus en terme d’investissement pour l’avenir de votre société qu’en terme de dépenses. Prévoyez un hébergement pour les participants qui viennent de loin.

9 – Bien choisir la date de votre manifestation

Il est conseillé d’organiser un séminaire en moyenne ou en basse saison et d’éviter les dates d’événements importants. Vous aurez également plus de latitude pour faire votre choix et obtenir de bon prix. Notre situation géographique nous place au cœur du business-center bordelais; nous accueillons régulièrement des visiteurs du Parc des Expositions ou Centre de Congrès. En fonction de l’agenda événementiel, les réservations peuvent être difficiles à satisfaire pour des groupes importants.

10 – Déterminer les besoins

Vous devez estimer vos besoins en salle, la disposition et les équipements spécifiques tels les vidéo projecteurs, la sonorisation ou l’éclairage. Même si cela reste difficile, essayez de préciser vos besoins avec le plus d’exactitude au moment de la demande initiale. Tous les équipements ne sont pas toujours inclus dans les forfaits.

Avec ces conseils, vous voilà fins prêts pour organiser votre prochain séminaire.

 

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